A válságkommunikációs terv meglétét kötelezővé kellene tenni, mint például a tűzvédelmi tervet vagy házipénztár kezelési szabályzatot, hiszen nagyon hasznos segítséget ad egy valós válsághelyzet esetén. Ennek ellenére a magyar cégek töredékénél van válságkommunikációs terv. Nézzük, hogyan készítsünk válságkommunikációs tervet!
Ha voltunk már abban a helyzetben, hogy derült égből villámcsapásként kellett lekommunikálni egy kellemetlen helyzetet, amelynek során ráadásul átéltük, hogy feleslegesen sérült a vállalatunk reputációja, nem fogunk kételkedni többet a terv szükségességében.
A válságkommunikációs terv készítésének munkafolyamata
A tervkészítés döcögős rutin egy csomó cégnél: végtelen egyeztetések és számos kidobottnak tűnő munkaóra kerül bele a tervkészítési folyamat során egy-egy tervbe, ráadásul a napi fontosnak tűnő, azonnali feladatoktól vonja el a kollégákat. A válságkommunikációs terv egy olyan vezérfonal, mely hatékonyan segíti a válságkommunikáció folyamatát. Mivel minden kommunikációs válsághelyzet más és más, képtelenség kidolgozni minden lehetséges veszélyhelyzetre vonatkozóan. Általában érdemes egy konkrét válságszituációra kidolgozni (pl. kenyérgyárrnak a termékvisszahívás kommunikációjára).
Nem elég nekünk tudni, hogy szükségünk van egy tervre, meg kell győzzük a főnökünket, munkatársainkat is erről. Érdemes egy-egy vezetőségi értekezleten felvetni néhány kérdést:
- Mennyi időbe telne, hogy a teljes vezetőség egy szombat délutáni 15.45-ös riasztás esetén a székházba érkezzünk?
- Válság esetén hogyan és mennyi időn belül tudunk kapcsolatba lépni az egyes érdekcsoportokkal (pl. beszállítókkal, TOP 10% üzleti partnerrel, konkurens cégek ügyvezetőivel?
Tapasztalataim szerint már 1-2 gondolat bedobása is rávilágít arra: vajon tudnánk-e azonnal reagálni egy éles kommunikációs válsághelyzetben.
Az elhatározást követően, a tettek mezején a válságkommunikációs terv létrehozásába minden szakterület képviselőjét be kell vonni. A kríziskommunikációs terv készítésében külsős szakértő bevonható, de a belsős munkatársak együttműködése nélkül nem fog használható és éles helyzetben is valós segítséget nyújtó terv készülni. A külső szakértő a terv kidolgozásának időszakában tanácsadói támogatást adhat. De sose feledjük, a terv akkor lesz működőképes és működtethető, ha maguk az érintettek hozzák létre.
A válságkommunikációs terv kidolgozásának időigénye
Maga a terv elkészítésének időigénye sokszor sokkal rövidebb, mint a megalkotásáig vezető út. Ráadásul itt nem kell nagyregényekre gondolni, felesleges 100 oldalakban lehetséges reagálásokat kidolgozni egy elképzelt esetre vonatkozóan, mert szinte biztosan nem az fog történni, mint amire előzetesen készülünk. A tervnek leginkább válsághelyzettől függetlenül kell ellenőrzési lista-szerűen tartalmaznia, milyen lépéseket kell végigvinni az adott szituációban.
A válságterv készítését Melissa Agnes Crisis ready modelljének tanulmányozásával érdemes kezdeni. Egy átfogó audit keretében felismerhetjük a szervezet rejtett gyengeségeit, feszültségeit és átlátjuk a veszélyeket is.
Ellenőrizd most céged felkészültségét!
Töltsd le a Felkészült céged egy kommunikációs válsághelyzetre? című összeállításunkat! Egy kérdéslistát gyűjtöttem össze, melyet gyakran használok a munkám során. Bár ez egy általános kérdéssor, amit még cégedre, iparágadra kell szabni, de az elindulásban segíteni fog! Emailcímed, neved és az adatkezelési hozzájárulás megadását követően az űrlap alatt lesz a letöltési link. Erre kattintva pdf töltődik le a gépedre. Az adatkezeléssel hozzájárulsz ahhoz, hogy hírlevelet küldjünk.
